Varauksen jälkeen häihinne liittyvät järjestelyt käydään yhdessä läpi tapaamisessa häävastaavan kanssa. Sovittavia asioita ovat juhlan kulku ja aikataulu alkaen hääparin saapumisesta juhlapaikkaan, onnittelumaljat, onnittelut, ruokailu, kahvitarjoilu, ohjelma ja mahdollinen iltapala. Millainen istumajärjestys, mitä värisävyjä kattauksessa ja koristeluissa (kukat, lautasliinat, hääparin pöytä). Häämenusta ja hääkakusta neuvotellaan pääkokin kanssa, jonka pohjalta muokataan häätarjousta.
Ruoka ja hääkakkukahvit tarjoillaan seisovasta pöydästä. Hääkakku tuodaan leikattavaksi juhlasaliin. Vierasmäärä vahvistetaan kuukautta ennen tilaisuutta ja se toimii vähimmäislaskutusperusteena. Käydään läpi vieraiden ruoka-aineallergiat ja erikoisruokavaliot, selvitetään laskutustiedot.
Onnittelumaljat
Joenvarren Seurahuoneella ei ole anniskeluoikeuksia. Asiakas voi itse toimittaa haluamansa onnittelujuomat juhlatilaan.